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Smart Analytics
Implementierungs- & Toolauswahl-Leitfaden Human Resources
Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Einführung von HR-Software — von der Anforderungsanalyse bis zum Hypercare. Inklusive gewichteter Toolauswahl-Bewertung mit Compliance-Fokus (Datenschutz, Mitbestimmung, Entgelttransparenz).
Implementierungs-Leitfaden
5 Phasen von der Anforderungsanalyse bis zum Regelbetrieb — mit Aktivitäten, Best Practices und Deliverables.
Bestandsaufnahme der HR-Prozesse entlang des Mitarbeiterlebenszyklus und Definition des Zielbilds gemeinsam mit HR, Betriebsrat und IT.
Aktivitäten
- Ist-Prozesse dokumentieren (Recruiting, Onboarding, Personalakte, Zeit & Abwesenheit, Entgeltabrechnung, Entwicklung, Austritt)
- Manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche quantifizieren (Zeit pro Vorgang, Fehlerquote, Rückfragen)
- Stakeholder-Interviews führen (HR, Führungskräfte, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte, Lohnbuchhaltung, IT)
- Compliance-Anforderungen erheben: Datenschutz für Bewerber- und Personaldaten, Löschfristen, Mitbestimmung, Entgelttransparenz
- Muss-/Kann-Anforderungen im Lastenheft priorisieren und Zielbild der HR-Systemlandschaft festlegen
Best Practices
- Betriebsrat von Beginn an einbinden — die Einführung eines HR-Systems ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
- Datenschutzbeauftragte früh beteiligen: Verarbeitungsverzeichnis und Löschkonzept parallel vorbereiten
- Führungskräfte und Mitarbeitende als Nutzergruppen mitdenken — Self-Service entscheidet über den Entlastungseffekt
Deliverables
- Lastenheft mit priorisierten Anforderungen
- Prozesslandkarte Ist-Zustand entlang des Mitarbeiterlebenszyklus
- Compliance-Anforderungskatalog inkl. Eckpunkten für die Betriebsvereinbarung