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Smart Analytics
Implementierungs- & Toolauswahl-Leitfaden Dokumenten-Management
Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems — von der Anforderungsanalyse bis zum Hypercare. Inklusive gewichteter Toolauswahl-Bewertung mit Compliance-Fokus (GoBD-Archivierung, eIDAS-Signatur, Zugriffsrechte, Löschkonzept).
Implementierungs-Leitfaden
5 Phasen von der Anforderungsanalyse bis zum Regelbetrieb — mit Aktivitäten, Best Practices und Deliverables.
Bestandsaufnahme der Dokumentenflüsse und Ablagestrukturen sowie Definition des Zielbilds mit den dokumentenintensiven Fachbereichen.
Aktivitäten
- Dokumentenarten und Dokumentenflüsse erheben (Posteingang, Rechnungen, Verträge, Personalakten, Projektakten, E-Mails)
- Suchzeiten, Medienbrüche und Papieraufkommen quantifizieren (Zeit pro Suche, Ablagekosten, Doppelablagen)
- Stakeholder-Interviews führen (Buchhaltung, Einkauf, HR, Vertrieb, Datenschutzbeauftragte, IT, Geschäftsführung)
- Compliance-Anforderungen erheben: Aufbewahrungsfristen, GoBD-Anforderungen, Löschpflichten, Zugriffsschutz, Signaturbedarf
- Muss-/Kann-Anforderungen im Lastenheft priorisieren und Zielbild der Ablagestruktur festlegen
Best Practices
- Aktenplan und Metadatenkonzept vor der Systemauswahl entwerfen — Findbarkeit entsteht durch Struktur, nicht durch Speicher
- Steuerberatung und Datenschutz früh einbinden: Aufbewahrungs- und Löschfristen widersprechen sich scheinbar und müssen zusammen gedacht werden
- Mit den Prozessen starten, die den größten Suchaufwand verursachen — schnelle Erfolge sichern die Akzeptanz
Deliverables
- Lastenheft mit priorisierten Anforderungen
- Dokumentenlandkarte mit Dokumentenarten, Mengen und Fristen
- Compliance-Anforderungskatalog inkl. Entwurf Aktenplan und Löschkonzept