BenchTrust Analytics

Dokumenten-Management-System (DMS): Auswahl & Einführung

Begleitet Sie von der Zieldefinition bis zur produktiven Nutzung Ihres Dokumenten-Management-Systems — von der Erfassung über die revisionssichere Ablage bis zur Volltextsuche. Setzen Sie Ihre Gewichtung, bewerten Sie Ihre Shortlist und erhalten Sie einen objektiven Match Score — die Grundlage für eine nachvollziehbare Entscheidung.

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Match–

Phase 01 von 08

Ziele & KPIs

Ziele für die Dokumentenverwaltung und messbare Kennzahlen festlegen — bevor ein einziges System betrachtet wird.

Ergebnis dieser Phase: Zielkatalog mit 3–5 messbaren DMS-KPIs (Baseline + Zielwert)

Leitfragen

Was soll sich messbar verbessern — Suchzeit, digitale Aktenquote, Durchlaufzeit von Freigaben?

Wo verlieren wir heute Zeit (Dokumente suchen, Medienbrüche, Papierarchive)?

Welche Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten?

Checkliste

Muss = unverzichtbarer Schritt dieser Phase. Sind alle Muss-Punkte abgehakt, gilt die Phase als abgeschlossen (grüner Punkt in der Navigation).

Stolperfallen

DMS wird nur als „digitales Archiv“ verstanden, nicht als Arbeitswerkzeug im Alltag

Keine messbaren Ziele — nur „weniger Papier“

Quick Wins

Baseline heute erheben: durchschnittliche Suchzeit, Anteil papierbasierter Akten

BenchTrust-Hebel

BenchTrust Analytics übersetzt Ihre Dokumentenziele direkt in eine gewichtete Anforderungsstruktur.