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Smart Analytics
Implementierungs- & Toolauswahl-Leitfaden KI im Büro
Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Einführung von KI-Assistenten im Büroalltag — von den Anwendungsfällen bis zum Hypercare. Inklusive gewichteter Toolauswahl-Bewertung mit Compliance-Fokus (EU AI Act, Trainingsausschluss, Datenhoheit, Nachvollziehbarkeit).
Implementierungs-Leitfaden
5 Phasen von der Anforderungsanalyse bis zum Regelbetrieb — mit Aktivitäten, Best Practices und Deliverables.
Bestandsaufnahme der heutigen KI-Nutzung, Auswahl der Anwendungsfälle mit dem größten Nutzen und Definition von Leitplanken mit allen Beteiligten.
Aktivitäten
- Heutige Nutzung erheben: Welche KI-Werkzeuge nutzen Mitarbeitende bereits, mit welchen Daten und für welche Aufgaben?
- Anwendungsfälle sammeln und priorisieren (Texte, Zusammenfassungen, Recherche, Übersetzung, Protokolle, Datenauswertung) — Nutzen und Risiko je Fall bewerten
- Stakeholder-Interviews führen (Fachbereiche, IT-Sicherheit, Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat, Geschäftsführung)
- Compliance-Anforderungen erheben: Risikoklassifizierung nach EU AI Act, Datenschutz, Trainingsausschluss, Geheimhaltung, Mitbestimmung
- Muss-/Kann-Anforderungen im Lastenheft priorisieren und Zielbild inklusive KI-Richtlinie festlegen
Best Practices
- Bestehende Nutzung nicht verbieten, sondern in sichere Bahnen lenken — eine gute Alternative überzeugt mehr als ein Verbot
- Datenschutz, IT-Sicherheit und Betriebsrat von Beginn an einbinden — KI-Einführung berührt Mitbestimmung und Datenverarbeitung
- Mit wenigen, klar messbaren Anwendungsfällen starten — Zeitersparnis pro Aufgabe als Baseline erfassen
Deliverables
- Lastenheft mit priorisierten Anwendungsfällen
- Bestandsaufnahme der heutigen KI-Nutzung
- Compliance-Anforderungskatalog inkl. Entwurf der KI-Richtlinie